GDPR

Persondataloven:

 

Behandling af medlemmernes personoplysninger

 

Ansvaret for databeskyttelse påligger bestyrelsen i Nordisk Herpetologisk Forening:

 

Formand: Mark Lundberg – formand@nhf.dk

Næstformand: Christian Raavig – nhf@nhf.dk

Kasserer: Janni Albrektsen – kasserer@nhf.dk

Øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Charlotte Treschow

Peter Karlsson

Morten Ploug Jørgensen

Christian Nielsen

 

Suppleanter:

Cecilie Hvidtfeldt

Claus de Hass

 

 

Formålet med behandling af personoplysningerne er at tilsikre at driften i foreningen opretholdes, dersom der sendes kontingentopkrævning, medlemsblade og nyhedsbreve ud samt invitation til diverse arrangementer som foreningen afholder.

 

Nordisk Herpetologisk Forening behandler oplysninger fra medlemmer og bestyrelsesmedlemmer.

Oplysninger der opbevares er:

Navn

Adresse

e-mail

telefonnummer

E-mail og telefonnummer opbevares kun i de tilfælde hvor medlemmet har oplyst om dette.

 

Oplysninger opbevares i op til 1 år efter udmeldelse af hensyn til historiske statistikker.

 

Oplysningerne opbevares i foreningens Google Docs drev, som kun kan tilgås af foreningens bestyrelse.

Adgangskode til dette drev ændres ved udtrædelse af et bestyrelsesmedlem.

 

Databehandleraftale

 

Parterne

Dataansvarlig:

Nordisk Herpetologisk Forening (NHF)

Marklodden 20

2760 Måløv

CVR: 17795236

 

Databehandler:

Nordisk Herpetologisk Forening

Marklodden 20

2760 Måløv

CVR: 17795236

 

Aftalens baggrund

 

Baggrunden for aftales r, at databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige.

Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.

Den dataansvarlige har i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen, men kan rejse krav mod databehandleren, såfremt brud på lov.

Den datatansvarlige har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.

 

Behandling efter instruks

Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er indeholdt i denne aftale. Hermed accepterer databehandleren i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen og kun med de formål og på en sådan måde, som fremgår af denne databehandleraftale.

Parternes samarbejde er i øvrigt reguleret af en særskilt aftale om system, ydelser, betaling m.v.

 

 

Formålene med behandlingen

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

-Opfyldning af lovkrav.

-Den dataansvarliges medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

-Planlægning, gennemførelse og opfølgning på den dataansvarliges aktiviteter

-Levering af varer og ydelser, som medlemmet har bestilt.

-Administration af medlemmets relation til den dataansvarlige

Formål med behandlingen af oplysninger på bestyrelsen

-Håndtering af bestyrelsens pligter

-Udbetaling af eventuelle udlæg, refusion og lignende.

-Administrering af bestyrelsens relation til den dataansvarlige.

 

Kategorier af registrerede

Der behandles følgende kategorier af registrerede personer:

-Medlemmer

-Bestyrelsesmedlemmer

 

Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger

Databehandleren behandler kun almindelige oplysninger på medlemmerne.

Det være sig i form af Navn, Adresse, Telefonnummer, e-mailadresse og Indmeldelsesmåned.

 

Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger

Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.

Databehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer, der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.

Databehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.

Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til databehandlerens fysiske lokaler og kan også afkræve en årlig revisionserklæring.

 

 

Brug af underdatabehandlere

Databehandleren kan alene antage en underdatabehandler ved at indhente et forudgående skriftligt samtykke fra den dataansvarlige.

 

Varighed af behandlingen

Denne aftale gælder så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v.

Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.

 

For den dataansvarlige For databehandleren

 

Dato: ______________ Dato:________________

 

 

 

________________________________ ________________________________

 

 

 

 

 

 

 

-Nordisk Herpetologisk Forening / maj 2018

 

 

 

Privatlivspolitik for medlemmer af Nordisk Herpetologisk Forening (NHF)

Ændringsdato: 24. maj 2018

 

Nordisk Herpetologisk Forenings dataansvar

 

Vi behandler personoplysninger og har derfor denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

 

Nordisk Herpetologisk forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

-Kontaktperson: Formand Mark Lundberg

-Marklodden 20, 2760 Måløv

-CVR: 17795236

-Mobil: 42671027???

-Mail: nhf@nhf.dk / formand@nhf.dk / kasserer@nhf.dk

-Hjemmeside: www.nhf.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

-Navn

-Adresse

-E-mail

-Telefonnummer

-Indmeldelsesmåned

Bestyrelsesmedlemsoplysninger:

-Navn

-Adresse

-E-mail

-Telefonnummer

-Indmeldelsesmåned

-Kontooplysninger (til udbetaling af diverse udlæg)

 

 

Oplysningerne indsamles fra

-Indmeldelsesblanket

-Webshop indmeldelse

-Email sendt fra medlemmet

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler din personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

-Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

-At det er nødvendigt for at opfylde en kontakt med dig

-Behandling efter lovkrav

-Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

-Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

-Som led i foreningen aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

-Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

-Levering af varer og ydelser du har bestilt.

-Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer:

-Håndtering af kørselsgodtgørelse og diverse udlæg

-Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

-Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

-Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

-Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter

-Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

-Videregivelse medlemsnummer i forbindelse med rabatordninger m.v.

-Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

-Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn under 18 år behandles oplysninger om forældrene

-Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

 

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det til kasserer@nhf.dk

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt herfor er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år, selv afgive samtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver kun medlemsnummer til relevante firmaer med rabatordninger med dit samtykke.

Samtykke er baseret på indmeldelsen.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som bestyrelsesmedlem.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

-Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen

Bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse af følgende kriterier:

-Bogføringsbilag, herunder f.eks. udlægsbilag og befordringsgodtgørelse, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

-Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og bestyrelsesmedlemmer, så længe de har en historisk værdi.

 

 

 

 

 

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

-Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

-Retten til indsigt i egne personoplysninger

-Retten til berigtigelse

-Retten til sletning

-Retten til begrænsning af behandling

-Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindelig anvendt format)

-Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning, om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken.

Nordisk Herpetologisk Forening forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside: www.nhf.dk

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.