Referat for Generalforsamling 21. juni 2020 – Vissenbjerg Terrarium
Nordisk Herpetologisk Forening

1. Valg af dirigent 

Bestyrelsen foreslår Henrik Graff – enstemmigt vedtaget

2. Valg af stemmetællere, mindst 2

Søren Werther, Freja Slot Hansen, Tommy Lønstrup Nielsen og Sune Obsen
 

3. Formandens beretning ved Christian Raavig

Lidt under et år er gået fra sidste Generalforsamling i Nordisk Herpetologisk Forening
og meget, rigtig meget, er sket siden da. Det er ikke alt I medlemmer har fået at se endnu eller oplevet, men der er meget der venter jer.

Da vi forlod generalforsamlingen i Aarhus var vi en ny bestyrelse bestående af gamle medlemmer. Alle med en vision, fremadsyn, nytænkning og gåpåmod. Jeg husker vores konstituering, hvor jeg kigger rundt på bestyrelsen og siger ”Vi er samlet mange med holdninger og egoer, vi får vores udfordringer men jeg er sikker på at netop vi kan skabe en ny fremtid”.
Med et hyggeligt jubilæum fejrede vi også foreningens 75 års historie. En stor tak til Søren Werther og Michael O. Jørgensen for at være primusmotor og en kæmpe tak til Terrariet Vissenbjerg for endnu engang at give foreningen fantastiske rammer.

Her står vi så i dag, en dag som alle kendte til men ingen havde forudset. Vi vidste godt hvad vi gerne ville, vi ville have foreningen tilbage til medlemmerne, noget af det første vi blev enige om var at arrangere feltture, sommer og julearrangement. Desværre satte Corona en bremse i for os for forårssæsonen, men sensommerture og julehygge er stadig muligt.
Vi ville have gang i lokalområderne og da gode kræfter meldte sig, er der kommet gang i ansøgninger som godkendt forening kommunalt, således er vi nu på vej til at blive godkendt i Rødovre takket være Micael Lønstrup og i Nordjylland pga Søren Nøhr Thomsen, nærmere Brønderslev og flere følger forhåbentligt, således vi kan låne / leje lokaler til foreningshygge.

Bladet kom ud til medlemmerne, og vi var alle overbevist om det der skulle en moderne tolkning til også, derfor modtager i også et frisk layout i den kommende uge, frisk fra tryk.
Vi vil have fokus på at komme med online materiale, både artikler men også videoer og podcast. Nogle er udkommet, flere er i vente.
Vi vil simplificere foreningen for at gøre driften nemmere, mere overskuelig og derved forhåbentlig få mere fokus på medlemmerne.
Vi satte gang i ny hjemmeside, desværre mødte vi nogle udfordringer af forskellige årsager og valgte at sadle om med en ny udbyder, som knokler på livet løs for at kode vores bibliotek bl.a. Jeg glæder mig meget til den er færdig og online.

NHF skal ud og positionere sig, være synlige og være attraktive, vi skal være en stemme i debatten omkring dyrehold, specielt vores nichehobby er ofte for skud.
Vi skal have fokus på den herpetologiske fauna, inddrage os selv i bevaringsprojekter og naturpleje, yde tilskud hvor vi kan og har råd til, oprette samarbejde med andre organisationer. Vi er allerede i dialog med andre foreninger, sammen står vi stærkere.
Derfor er jeg også glad for at medlemmerne melder sig til arbejdsgrupper med gåpåmod og glæde, jeg håber virkelig disse kan komme ordentligt i gang og få foreningen boosted.

Vi har haft vores udfordringer i bestyrelsen, det anerkender jeg til fulde, jeg synes det er en skam og anerkender klart at jeg har et medansvar for dette som formand, men jeg er ikke alene. Når man går til valg til en bestyrelse, bærer man et fælles ansvar og kan man ikke efterleve rollen og blive der tiden ud og opfylde det man har lovet medlemmerne så kan det betyde at personer trækker sig. Det er jeg naturligvis rigtig ked af og måske kunne jeg have gjort andet eller mere, men bagudrettet kan jeg intet gøre, kun drage erfaring af det lærte og bruge det konstruktivt.
Når der bliver stillet mistillid til mig, ud fra den rolle jeg har så tænker jeg alle scenarier igennem inden jeg træffer en beslutning, det gjorde jeg også her. Jeg troede at gå i stilhed, i diplomatiets og kontinuitetens navn var det rette. Dette viste sig dog at vække en del opstandelse, min og hele bestyrelsens telefoner har været rødglødende de sidste uger.
På baggrund af dette har jeg valgt at fastholde mit kandidatur, for jeg brænder for denne forening, jeg brænder for at vi vækster at vi kan genvinde tabt terræn og give organisationer som vil fjerne vores hobby fra os kamp, kamp til stregen og med os som sejersherrer.

Da vi startede året modtog vi en række punkter fra revisionen, en huskeliste, ikke krav men en huskeliste. Nogle af punkterne har vi taget hånd om, andre har vi prioriteret andet over.
Når man er så heldig at have personer der laver huskelister til os, så tager vi dem naturligvis seriøst, men det er bestyrelsens opgave at prioritere hvor og hvad vi skal arbejde på.
Det har vi forsøgt så godt som muligt. At drive en forening i dag er ikke som før i tiden, der er meget bureaukrati og mange regler foruden vores egne. Overdragelsesprocesserne er lange og alt går ikke smurt, det har krævet meget energi at få alt på plads så vi kunne arbejde flydende. Derfor vil jeg også gerne takke Per for det arbejde han har udført som kasserer. Både alt det arbejde han har påtaget sig og det samarbejde vi har haft det meste af året.

En stor tak skal også lyde til Terrariet Vissenberg som endnu engang giver os mulighed for at mødes i fantastiske rammer.
Mvh – Formand Christian Raavig

Sune Obsen spørger til bestyrelsens sammensætning og hvem der er del af bestyrelsen – dette for at skabe det reele overblik. Cecilie Hvidtfeldt, Per Jørgensen, Christian Raavig, Asbjørn Ejlersen, Jan Dahl Sørensen og Jan Grathwohl er del af bestrelsen – Michael O. Jørgensen og Jan Clausen er gået fra bestyrelsen i utide.

5 stemmer imod – 13 neutrale – Beretningen er dermed godkendt med 80 for.

4. Regnskabet fremlægges til godkendelse

Fremlægges af Christian Raavig og Søren Werther, da kasserer Per Jørgensen ikke dukkede op, dette gjorde fremlæggelsen noget mangelfuld, da vi kun havde det endelige regnskab at gå ud fra.

Drifttilskud er ikke nået søgt og er derfor ikke fået i indeværende regnskabsår. Der har været store udgifter grundet jubilæum. Ændring i medlemsstruktur, der bliver stadig flere ikke blad-medlemmer.
Bladtrykning fordoblet hvilket betyder øgede omkostning grundet øget bladmængde + jubilæumsbog og Portoudgifterne er steget voldsomt..

Bestyrelsen roses for at have sparet på salgs og rejseomkostninger.

Webomkostninger er steget meget i forhold til varslet ved seneste Generalforsamling. Hjemmeside problematiken forklares af Christian Raavig. Vi har måtte starte forfra med ny webmaster. Hjemmesiden laves pt af Alex som har kontakt via Per Jørgensen. Vi forventer at han fortsætter sit arbejde.

Overskudsindbetaling fra Fyn mangler på Regnskabet.

Revisorer og tidligere kasserer undren over regnskabet ikke køres via e-commerce, men via regneark. Regnskabsassistence har været nødvendigt.

Revisorernes kommentarer oplæses:

Sørens kommentarer:
Revision af regnskabet 2019/2020.

Regnskabet blev modtaget uacceptabelt sent torsdag d. 18. juni 2020.

Referater fra bestyrelsesmøder og ikke komplet sag vedr. Fyn afd. blev modtaget lørdag morgen d. 20. juni.

Menu struktur for hjemmeside, blev modtaget lørdag morgen d, 20. juni.

Bilagskontrol udført. Bilag mangler nummerering. Ellers ingen bemærkninger.

Regnskabet er ført i regneark, hvilke besværliggør revision og kan ikke anbefales.

Det anbefales kraftigt, at bruge tidligere brugte E-Conomic som foreningen betaler gebyr til, eller bruge bogføringsprogrammet Summa summarum som foreningen har licens til.

Det er glædeligt at foreningen nu har et budget, at styre efter.

Aktier, foreningen råder stadig over aktier, men værdien af disse er så lav, at et salg ikke kan anbefales.

Vi, revisorer har bedt om bestyrelses referater for at belyse beslutningsprocesser i bestyrelsen, samt håndtering af bestyrelsesmedlemmer udtræden af bestyrelsen, samt suppleanters manglede indtræden.

Disse blev modtaget lørdag d. 20. juni og har ikke kunne belyse ønskede emner.

Sagen vedr. Fyns afdeling. Der blev modtaget lørdag d. 20. juni et ikke uddybende materiale.

Der er ikke fremsendt dokumentation for NHF bestyrelsens godkendelse af CVR registrering, der skulle ifølge vedtægter ligge en sådan med to underskrifter.

Man kan af Fyns afd. referater se, de har lavet Harry Potter aktiviteten siden 2013.

Der er ikke fremsendt regnskaber for hele perioden. Det ser ud som første års betaling var 3.000,- kr.

Det blev ”oplyst” på et tidspunkt, at betalingen var 5.000,- kr. pr. gang.

Så anslået for perioden ca. 25-30.000,- kr.

Driftstilskuddet i den gældende periode har været mellem 30 og 40 % af NHF´s omsætning.

Så anslået har NHF mistet driftstilskud på ca. 10.000,- kr. ved at Fyns afd. regnskaber ikke har været indregnet i NHF´s regnskab.

Jeg henstillede sidste år på GF at der blev lavet en kravsspecifikation til hjemmesiden, dette krav fremførte jeg også på et bestyrelsesmøde i efteråret. Dette er tilsyneladende ikke lavet. Budgettet for hjemmesiden blev på sidste GF sat til ca. 4.000,- kr. Der er ved regnskabsårets udgang brugt ca. 21.500,- kr.

Jeg modtog d. 20. juni, menu struktur for hjemmesiden, uden yderlige oplysninger. Der forligger yderlige ikke oplysninger om adgang for medlemmer kontra ikke medlemmer.

Sparsommelighed:

Der har været arrangeret gratis ture, hvor udgifterne har været på ca. 370,- kr. pr deltager.

På Jubilæet forærede formanden ca. 30 T-shirt væk, uden forudgående aftale med resten af bestyrelsen. Der er anskaffet Beach banner for 11.650,- kr. oplægget til disse var 1.800,- kr.

Der er investeret i et stort lager 120 stk., af T-shirt til salg i forbindelse med 75 års jubilæumsåret 13.500,- kr. Der er kun solgt en.

Man kan af regnskabet ikke direkte se, at der er brugt ca. 7.200,- kr. på naturbevarelses og information.

Afholdelses af selve jubilæet var 15.924,- kr. (budget fra bestyrelsen 2018-19 var 35.700,- kr.).

Bestyrelsens orientering jvf. § 7. stk. 12 er ikke opfyldt. Medlemmerne er ikke orienteret om bestyrelsens arbejde, om udtræden af bestyresen, mv.

Søren Werther

Sune Obsens kommentarer:

Kommentarer til Revision af drift af NHF 2019/2020.

Regnskab 2019/2020 Materialet er i år udleveret alt for sent i forhold, til revisorernes mulighed for at lave revision i et det omfang som det egentligt var ønsket, da materialet er modtaget mindre end en uge inden Generalforsamlingen.

I forhold til dette regnskabsår har indtægterne været reduceret væsentligt idet, man gik glip af den offentlige driftsstøtte, som normalt søges, grundet for sen indkaldelse til Generalforsamling i 2019.

I forlængelse heraf, konstateres det, at der i 2019/2020 har været ekstraordinære udgifter til bl.a. markering af foreningens 75 års jubilæum i 2019. Her har blandt andet jubilæumsudgivelsen, og afholdelse af jubilæum været væsentlige omkostninger som ekstraordinært har belastet dette års regnskab. Udgifterne er dog dækket af Foreningens formue, som fint kan tåle det, og som umiddelbart ikke skal stige for meget, af hensyn til mulighed for fortsat at søge driftsstøtte, og for at undgå at betale for indestående i banken, afhængig af vilkår for indlån i banken. Det er vanskeligt at argumentere for behov for driftsstøtte, hvis man opsparer for meget af den modtagne støtte.

Særligt udgifter til udgivelse af blade og jubilæumsbog, som er sendt til medlemmer som betaler for modtagelse af foreningens blad har været høj i dette regnskabsår. Udgiften har næsten oversteget disse medlemmers samlede indbetaling med 100%. Dertil kommer udgifterne til afholdelse af jubilæum, samt administrationsomkostninger som ligeledes er ekstraordinært høje i dette regnskab.

Det kunne være ønskeligt, hvis udgifter i forbindelse med markering af jubilæum, hvor også tryk af t-shirts, og afholdelse af jubilæumsfest er en del af markeringen, med fordel kunne være samlet i regnskabet, så det tydeligere kunne vurderes, hvor store udgifter jubilæet har haft, holdt op i mod det oprindeligt budgetterede. Dette ville også tydeligere kunne vise Foreningen reelle faste driftsomkostninger. I den sammenhæng er udgifterne til hhv. medlemsmøder, og afholdelse af jubilæum vanskelige af adskille i det opstillede regnskabet.

I forhold til udgivelse af bladet til de medlemmer som har tilmeldt sig dette, skal det bemærkes, at udgifterne til udgivelse og distribution af bladet, stort set går lige op med disse medlemmers indbetaling af kontingent. Det syner altså ikke at der er en fornuftig sammenhæng mellem medlemmernes indbetaling, og de udgifter som bladet kræver for at kunne udgives i trykt til medlemmerne. Dertil kommer, de ekstra udgifter til jubilæumsbogen, som også har belastet foreningen, og som kun er distribueret til de medlemmer som betaler for bladet. Dertil komme at tæt på halvdelen af årets indtægter er brugt på administrationsomkostninger. Det må anbefales at bestyrelsen fremadrette forholder sig til forholdet mellem indtægter, og udgifter til hhv. administration og udgivelse af foreningens blad, så der er en fornuftig balance mellem omkostningerne og medlemmernes indbetaling.

Administrationsudgifterne i dette års regnskab er forholdsvis høje, set i relation til indtægterne, idet det ser ud til, at der har været ekstraordinære udgifter til hjemmesiden. Udgifter som det må forventes kan nedbringes i de kommende år, hvilket også afspejles af næste års budget.

Det bemærkes desuden at der fortsat er stor forskel på udgifterne til afholdelse af messer i de enkelte landsdele. Dette bør bestyrelsen overveje om der kan ændres på, således at messerne kan afholdes på sammenlignelige vilkår i hele landet.

I forhold til revision af regnskabet, er det problematisk, at der ikke er påført bilagsnr. så man kan identificere de enkelte poster. Dette besværliggør kontrollen væsentligt.

Foreningens vedtægter. Der til dette års Generalforsamling(GF) lagt op til en række ændringer af vedtægterne. Disse ses blandt andet at foreslå at GF fremadrettet skal vælge foreningens kassere. Man bør overveje om dette er formålstjenstligt, eller om det er bedre at fortsætte almindelig praksis med, at bestyrelsens i forbindelse med konstituering uddelegerer kassereposten til et bestyrelsesmedlem, eller et medlem som melder til at løfte opgaven. I tilfælde af, at GF vælger stemme for, at kasseren skal vælges af GF, bør man overveje at der også vælges en suppleant til posten, således at kasseren kan suppleres i tilfælde af frafald mellem to Generalforsamlinger. Dette er dog ikke beskrevet som en del af forslaget.

I den forbindelse må det foreslås, at man også fremadrettet i vedtægterne, foreslår at suppleanter til revisorposterne har en til to suppleanter, således at det bliver muligt at få posten dækket i tilfælde af frafald mellem to Generalforsamlinger.

Bestyrelsesposter og konstitueringer. Det har været løse udmeldinger om ændringer i bestyrelsens sammensætning gennem den seneste periode siden sidste GF. Herunder forlyder det, at flere bestyrelsesmedlemmer har forladt deres post inden deres periode er udløbet. Det har dog ikke umiddelbart været meldt ud til medlemmerne. Ligeledes har det ikke været helt tydeligt om suppleanter har været taget ind i bestyrelsen i forbindelse med at bestyrelsesmedlemmer er trådt ud. Bestyrelsens har været bedt om at redegøre for dette, men de har ikke nået at vende tilbage herom inden dette notat (19. juni 2020). Det skal kraftigt anbefales at bestyrelsen fremover tager initiativ til at holde medlemmerne orienteret om ændringer i bestyrelsens sammensætning. Ligeledes skal man sikre sig at suppleanter indkaldes til bestyrelsesarbejdet, i det omfang at bestyrelsesmedlemmer frafalder deres poster. Det har forlydt, at et bestyrelsesmedlem har meldt at fratræde sin plads i bestyrelsen, for efterfølgende at genindtræde i bestyrelsen, og senere igen fratræde sin post. Det skal pointeres, at en bestyrelsespost ophører hvis et bestyrelsesmedlem melder sin udtræden af bestyrelsen, og derved først kan genindtræde i bestyrelsen, hvis personen vælges på næst kommende GF.

Forslag om ændringer af vedtægternes § 7a. vil stille medlemmerne dårligt idet formuleringen giver mulighed for, at generalforsamlingen kan behandle emner som ikke er kendt af medlemmer som ikke deltager ved GF, og således ikke kan gøre deres indflydelse gældende. Man bør overveje, om det tjener foreningen, at forslag kan bringes op under evt. uden at have været offentliggjort, da alle andre forlag normalt skal annonceres, for at kunne være en del af dagordenens. Evt. benyttes normalt til debat, og drøftelser, og ikke til at behandle forslag, som medlemmerne ikke har haft lejlighed til at forholde sig til på forhånd.

Man bør ligeledes overveje forslag om, at hele bestyrelsens foreslås at være på valg hvert år, imod bestyrelsesmedlemmers nuværende valg hvert andet år. Hensigten er at sikre at bestyrelsen arbejder med en rullende udskiftning, og ikke risikerer at for mange medlemmer udskiftes hvert år. Dette af hensyn til stabilitet i bestyrelsens arbejde. NHFs bestyrelse er i forvejen kendt for, at have stor udskiftning, som har negativ effekt på almindelig drift og koordinering, idet man løbende etablerer nye systemer, når for mange nye medlemmer træder ind og ud af foreningen.

Venlig hilsen

Sune Obsen

Kommentarer til Sørens bemærkninger: Janni Albrechtsen spørger til grundlag for Randers Regnskov beløbet. Christian Raavig forklarer: Tidligere bestyrelse besluttede at fastholde Randers turen, om end den var anderledes end det oprindeligt tænkte. Vi valgte at afholde udgiften.
Christian Raavig fastholder at bestyrelsesmedlemmer på jubilæumet bakkede op om at T-shirts skulle uddeles. Udgift til t-shirt ligger indenfor budget for jubilæumet. Morten Ploug Kühlmann nævner at det allerede blev diskutteres ved forrige besyrelse. Jan Clausen bakker op om udleveringen

Sunes kommentarer: Der opfordres til at fremtidig bestyrelse læser vedtægterne mere grundigt. Jan Clausen kommenterer: vedtægterne læses aldrig – Sune Obsen påtaler at dette ikke er et kompromis.

Henrik Graff: Påtaler at vi kan være uenige i hvordan økonomien er ført – men at vi HAR et regnskab – og at dette skal være i mente når vi skal godkende eller forkaste.

Budgettet gennemgås af Søren: Det er vigtigt at bemærke at budget følger et kalenderår som endnu ikke er godkendt.

Budgetposter kan diskuteres under eventuelt.

Autoriseret revisor skal godkende regnskab ved ansøgning om driftstilskud.

94 godkender regnskabet.

Regnskab + Budget vedlagt

5. Indkomne forslag

Bestyrelsen ønsker at ændre kontingenttyperne til en slags kontingent og kontingentstørrelsen til  200,- for alle: For og imod fremføres af Jan Clausen, Søren Werther, Simon Bomholt, Jan Grathwohl, Christian Raavig, Bo Mortensen, Kristina Askøe Andersen, Rasmus Juel Ditlefsen, Anders Højbjerg Eriksen, Freja Slot Hansen, Valdemar Egelund Jørgensen, Monica Nielsen, Tommy Lønstrup Nielsen, Claus Rix

92 stemmer for – 5 hverken eller

Bestyrelsen ønsker ændringer i vedtægterne. Flere af ændringsforslagene trækkes dog på dagen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
Oversigt over ændringer findes her: https://usercontent.one/wp/www.nhf.dk/wp-content/uploads/2020/05/NHF-Vedt%C3%A6gts%C3%A6ndringer-2020-1.pdf

Paragraf 1.3 stemmes sammen med paragraf 10. – enstemmigt vedtaget.

Paragraf 2 – 86 stemte for. Forslaget er vedtaget.

Paragraf 3 – 67 stemte for. Forslaget er vedtaget.

Paragraf 4 – bestyrelsen trækker forslaget

Paragraf 5 – bestyrelsen trækker forslaget

Paragraf 6+7 – bestyrelsen trækker forslaget

Paragraf 8 – Pr. pengekasse streges fra stk. 3. 5 stemte hverken/eller og 75 stemte for. Forslaget er vedtaget

Paragraf 9 – bestyrelsen trækker forslaget

Paragraf 11 – 94 stemte for. Forslaget er vedtaget.

Opdaterede vedtægter vedlægges.

6. Valg:
A. Formand – Christian Raavig er valgt uden modkandidat.

B. Øvrige bestyrelsesmedlemmer
Michael O. Jørgensen og Jan Clausen har forladt bestyrelsen i utide – deres pladser overtages af henholdsvis Micael Lønstrup og Søren Nøhr Thomsen, der begge var stillet op til bestyrelsen rettidigt.

Cecilie Hvidtfeldt genopstiller ikke og efterlader derfor en tom plads.

Da kasserer Per Jørgensen har meddelt at han ikke ønsker at deltage og på skrift overfor revisor og bestyrelsesmedlemmer har kundgjort at han ikke ønsker at fortsætte, stemmes der på generalforsamlingen om hvorvidt fratrædelse fra bestyerlsen er godkendt. 70 stemmer for og 21 hverken for eller imod. Pers post er dermed ikke længere en del af bestyrelsen, selvom han ikke var på valg i år.

Thicco Dacooper, Lisa Steen, Kristina Askøe Andersen, Tim Majker, Anders Højbjerg Eriksen, Peter Jensen og Valdemar Egelund Jørgensen opstiller til bestyrelsens 2 ledige pladser. Kandidaterne præsenterer sig selv.

Lisa Steen stemmes ind med over 50% af stemmerne i første runde – og har dermed en plads i bestyrelsen.

Anden post afgøres ved kampvalg mellem Valdemar Egelund Jørgensen og Kristina Askøe Andersen – 60 stemmer på Valdemar og 35 på Kristina.

Vi siger velkommen til Micael Lønstrup, Søren Nøhr Thomsen, Valdemar Egelund Jørgensen og Lisa Steen i den nye bestyrelse.

C. Suppleanter – Peter Jensen og Jan Dahl Sørensen har meldt deres kandidatur i tide uden modkandidater.

D. Revisorer – Charlotte K. Treschow overtager den ene revisorpost fra Sune Obsen, som ikke genopstiller.

7. Eventuelt:

Jan Clausen glædes over den store andel af kvindelige deltager på årets generalforsamling.
Christian takker for fremmøde og kandidaterne

Mødet afsluttes kl. 17.00

Referent: Jan Grathwohl